Хумани лекови

Очекивања од документације у клиничком испитивању

На основу одступања утврђених током GCP надзора, Агенција жели да прецизира очекивања у вези са документацијом генерисаном у клиничким испитивањима.

Локална регулатива и ICH GCP смернице дефинишу документа који морају бити доступна у главном досијеу испитивања за клиничко испитивање као и у досијеу/фајлу истраживача у центру испитивања.

Добра документација је важан део система управљања квалитетом и неопходна је за потврду да се клиничко испитивање планира, комплетира, анализира и извештава у складу са добром клиничком праксом.

Према локалној регулативи РС спонзор је одговоран за спровођење и квалитет клиничког испитивања лекова, мора да обезбеди да се испитивање планира и спроводи у складу са добром клиничком праксом и да се подаци бележе и рапортирају према процедурама које обезбеђују квалитет сваког аспекта испитивања.

Такође, истраживач треба да обезбеди тачност, потпуност, читљивост и благовременост података пријављених спонзору кроз системе и у свим потребним извештајима. Потребно је да је доступан и запис где се изворни подаци могу наћи.

Поред тога, све промене рапортираних података морају бити видљиве и датиране и потписане од стране особе која је извршила измене. Ако разлог за промене није очигледан, мора се дати објашњење.

Истраживач мора да има своју аутономију у вођењу/креирању документације у фајловима намењених испитаницима (Subject Files). Сматра се лошом праксом да Уговорно-истраживачка организација (CRO) која у име спонзора сарађује са центрима у РС прослеђује готове темплејте везане за извештаје са визита делујући као „co-creator” (посебно за скрининг и рандомизациону визиту). Извештај са визите треба да садржи оне информације везано за визиту које се не могу наћи у изворној документацији (Source Documentation, SD) иза, у склопу документације са визите, а то може бити, између осталог, разговор са испитаником, подаци о нежељеним догађајима, комплијанса лека, савети и коришћење контрацепције или друго, а није везано за податке који су већ у папирима/документима који су саставни део те исте визите. Уколико се уочи сличност или истоветност извештаја истраживача у два или више центара за исти протокол – сматраће се значајним налазом где одговорност деле и спонзор и истраживач.

У циљу смањења напора студијског тима због рада у клиничким студијама истовремено са стандардном праксом, није неопходно преписивати податке из уложене SD која је саставни део визите. Извештај са визите треба у дну документа, у footer-у, да има датум и време када је одштампан. Истраживач не би требало да креира извештај са визите приликом попуњавања података у еCRF (ретроградно).

Уколико истраживач користи своје обрасце/темплејте тј. припрема своја документа (образац за укључујуће критеријуме, физикални налаз, обрасци студијских сестара за мерење виталних параметара….) онда треба да обезбеди да се сваком документу дода број верзије.

Одобрење материјала од стране истраживача треба документовати, а такође, треба документовати коме је материјал подељен и када.

Следљивост

Припрема и дистрибуција докумената

Услов је да се документи, обрасци и друга документација припремају, провере и дистрибуирају уз следљивост у складу са одобреним протоколом испитивања и другим документима релевантним за само испитивање. Дакле, мора бити документовано коме је материјал дистрибуиран и када.

Регистрација и промена података

Генерално гледано, и од спонзора и од истраживача се очекује да се постарају да сви подаци/документација у вези са испитивањем буду записани, да се њима рукује и да су ускладиштени на начин који омогућава њихово тачно извештавање, тумачење и верификацију. Ово је основни принцип ICH GCP смернице.

Брисање података не би требало бити могуће

Измене у документима и регистрованим подацима које нису очигледне морају бити објашњене. У GCP надзору, често налазимо да су промене направљене, али нису објашњене; није очигледно зашто су направљене промене.

Датирање и потпис

Документи, обрасци и друга документација морају имати датум и потпис.

Редовно се примећује да истраживачи нису потписали и датирали писма или обавештења које су добили од спонзора. Свако писмо спонзора истраживачима представља директну комуникацију са власником клиничког испитивања, спонзором, и истраживачи имају обавезу да означе својим потписом и датумом када су примили информацију и од када треба да је примене. Исто важи и за безбедносне информације (било да је папирни доцумент или приступ порталу).

Радни листови, а понекад и упитници, примери су других докумената који често нису потписани и датирани. С обзиром да оба документа често садрже изворне податке, важно је да видимо ко је и када прикупио/попунио податке (испитаник или истраживач).

Понекад, такође, откријемо да главни истраживач није потписао идентификациону листу испитаника (ID Log). Ово је кључни документ клиничког испитивања и очекујемо да га главни истраживач потпише најкасније на крају испитивања (пожељно је да потпише и комплетиране странице) како би назначио да је то комплетна листа укључених субјеката испитивања (наравно то зависи и од процедуре спонзора).

Генерално, документе морају одобрити, потписати и датирати релевантна/овлашћена лица.

Иницијали и/или потписи стављени на  документима морају бити испраћени датумом. Датуми који су додати накнадно или, пак, унапред – нису прихватљиви.

Електронски документи

Што се тиче електронских докумената и података, спонзори и истраживачи морају да се придржавају ЕУ смернице под називом Guideline on computerized systems and electronic data in clinical trials 

Приликом надзора системи и документа релевантна за ову секцију биће прегледани у складу са овом смерницом.

Писана упутства

Инструкције која су додатак упутствима описаним у протоколу морају, по правилу, записати. У свакодневној клиничкој пракси понекад се поштују усмени договори/упутства.

Међутим, захтеви за документацијом која се односи на клиничка испитивања су строжи. Sвака активност коју обављају чланови тима, а која се подразумева у стандардној пракси (recimo да студијска сестра ради неке процедуре за које се очекује да ради лекар и тако је у стандардној пракси установе) за документацију у клиничким испитивањима мора да буде писана иснтрукција.

Надзор спонзора/истраживача/контрола квалитета

Очекује се да спонзор или истраживач спроведу контролу кавлитета како би осигурали горе поменуто, нпр. путем мониторинга, ревизије, провера на лицу места итд., као и то да је контрола документована.